Se você está lendo esse artigo é porque você quer saber qual é o tal “segredo” para ter uma agência de sucesso, né?
E a gente te conta, o segredo é a organização! É sério, é simples assim.
Muitas pessoas subestimam o poder de uma rotina organizada por motivos de preguiça e procrastinação. Mas eu te garanto que ter uma vida organizada, vai facilitar demais na solução de problemas e no alcance de suas metas.
Pra te ajudar, vamos te passar um passo a passo bem detalhado para ter uma agência de sucesso (ou, uma agência organizada).
O primeiro passo para ter uma agência de sucesso é estruturar como está sua rotina.
Antes de estruturar sua rotina, é importante saber que existem dois tipos de “vidas” no nosso dia a dia. Elas são a nossa vida pessoal e a profissional.
Vida pessoal: rotinas básicas como horário de almoço, horário de ir dormir, horário de descanso, horário de treino, etc.
Vida profissional: rotinas de trabalho como horário de reuniões, horário de trabalho em si, realizar pesquisas, estudos, etc.
Okay, mas o que eu quero dizer com estruturar sua rotina? Literalmente mapear tudo que você faz no dia convencional.
E para isso, eu te indico a plataforma Todoist.
Através dela, você consegue organizar toda sua rotina de forma simples e fácil. E o melhor de tudo, a plataforma é gratuita!
Se acostume com essa ideia de anotar suas tarefas / rotina, porque vamos usar essa mesma estratégia para todos os outros passos.
Agora sim, gerenciando sua agência de sucesso.
De nada adianta eu te passar diversos materiais e plataformas de gestão de agências se sua vida pessoal está uma bagunça.
Então, antes de vir para esse segundo passo, tenha certeza de que o primeiro está bem encaminhado. Isso é fundamental para facilitar e otimizar todos os processos.
Agora sim, vamos começar a organizar os processos da sua agência.
Caso você ainda esteja em dúvida, processos são uma sequência contínua de operações que se reproduzem com certa regularidade.
Para exemplificar: Vamos supor que você vai sair para treinar. Quais são os processos que você realiza para que isso aconteça?
- Decidir o horário que vai treinar
- Vestir a roupa de treino
- Sair de casa
- Treinar
- Voltar para casa
- Tirar a roupa e tomar banho
- Comer alguma coisa
Claro que isso não passa de um exemplo, mas espero que isso ajude a visualizar melhor o que são os nossos processos no dia a dia.
Você pode estar se perguntando como vamos adaptar isso para nosso trabalho? É bem mais fácil do que você imagina.
Para mapear os processos da sua agência você vai precisar apenas de papel e um lápis. Ou, caso você seja mais voltado para o mundo digital, eu te indico a plataforma Miro.
Independente da ferramenta, o próximo passo exige que você pense e desenhe quais são os passo a passos das suas entregas.
Vamos supor que sua agência seja especialista em WebDesign (criação de sites), quais são as etapas que essa entrega passa até estar totalmente concluída?
No nosso caso é o seguinte:
- Configuração do WordPress
- Criação do protótipo
- Estruturação do site
- Reunião com Cliente
- Ajustes na Estrutura
- Adicionando conteúdos
- Finalizado
Caso você não entenda de sites, não se preocupe. O importante é que você consiga definir e mapear todas as etapas que seu entregável (serviço) passa até a conclusão.
Mapeou tudo? Agora faça o mesmo para todas as verticais da sua agência. Tanto os serviços quanto os processos internos como financeiro e prospecção.
Algumas plataformas para ter uma agência de sucesso.
Como falei antes, não adianta nada eu te passar várias plataformas sem que você tenha os processos mapeados. Mas agora que você já passou por essa etapa, vou te apresentar algumas das principais plataformas que nós utilizamos para a gestão da agência.
1) Todoist
Plataforma que eu utilizo para gerenciar minha rotina e minhas tarefas profissionais e pessoais.
2) Trello
Plataforma que utilizamos para ter uma visão macro de cada etapa dos nossos entregáveis e onde está cada um dos nossos clientes.
3) Google Agenda
Principal plataforma para agendarmos reuniões com clientes e equipe.
4) Google Drive
Plataforma para gerenciamento de arquivos mais pesados, como imagens, ilustrações, materiais, documentos, etc.
5) Miro
Plataforma para Brainstorm e anotações de reuniões. Os templates são excelentes.
6) Asaas
Plataforma para gestão de cobranças e emissão de notas fiscais e boletos.
7) WhatsApp
Principal meio de comunicação com a equipe e clientes através de grupos particulares.
Conclusão e Dicas Finais
Agora que você já sabe como mapear seus processos e quais plataformas usar, é hora de botar a mão na massa.
Estude sobre cada uma dessas (e várias outras), veja qual se encaixa melhor ao seu perfil e entenda como implementar seus processos em cada uma delas.
Teste, erre e teste de novo. Provavelmente você não vai acertar de primeira, e isso faz parte do jogo. Encontre o que melhor funcionar para você, mas não hesite em experimentar novas plataformas e estratégias.
Uma dica para quem está começando: Por muito tempo eu tive dificuldade de usar essas plataformas porque sempre acreditei que as coisas deviam ser feitas do zero. Então por muito tempo, eu era “contra” o uso de templates de modelos prontos. Não caia nessa.
A maioria dessas plataformas já possuem templates e modelos validados para sua situação, não tente reinventar a roda e não tenha medo de usar templates. Encontre um que se encaixe com sua demanda e adapte da forma que encaixar melhor à sua agência.
Espero que você tenha gostado desse material, se quiser uma mãozinha ainda maior, temos vários outros artigos e materiais gratuitos disponíveis para você baixar.
Divirta-se na jornada e beba água.
Abraços, Victor.
