O que é ClickUp?
Se você já acompanha nossos conteúdos há um tempo, sabe como a gente sempre bate muito na tecla de quão importante é a organização da agência.
E organização vai muuuuuito além de só ter pastinhas com nome bonitinho no computador, envolve toda gestão de demandas, clientes e equipe do seu dia a dia.
Existem infinitas plataformas e softwares que te permitem fazer essa gestão de forma fácil e prática, mas o ClickUp foi a melhor que nós encontramos para juntar tudo em um único lugar.
Então, ao invés de termos 5 plataformas diferentes, cada uma “organizando” uma parte, encontramos uma solução para organizarmos TUDO em um único lugar.
Resumidamente, o ClickUp é uma plataforma de gestão onde você pode fazer O QUE VOCÊ QUISER. Literalmente.
Dá pra gerenciar seu fluxo de caixa, conteúdos dos clientes, conversas com a equipe, documentos e até o estoque da sua loja. Tudo isso em um único lugar.
Só para você ter noção, a missão do ClickUp é ser um aplicativo para substituir todos os outros.
(One app to replace them all).
Mas como o ClickUp funciona?
Essa belezinha de plataforma funciona com uma hierarquia de Espaços de Trabalho, Espaços, Pastas e Listas.
Agora vamos entender como funciona uma por uma:
Espaços de Trabalho:
É aqui que você centraliza toda a organização da sua empresa. Por exemplo, você pode ter um espaço de trabalho só para a sua agência e um só para sua vida pessoal.
Dessa forma, as demandas de um não se misturam com as outras, e você consegue manter tudo organizado a um clique de distância.
Espaços:
Os espaços podem ser considerados os setores da sua empresa. Por exemplo: Marketing, RH, Financeiro, Comercial, Administrativo, etc.
Os espaços permitem que você crie listas (vamos falar sobre já já) sobre um mesmo assunto e facilite a navegação pela plataforma.
Então na pasta de Marketing, só estarão as tarefas sobre Marketing, mesma coisa para o espaço do Comercial, Financeiro e qualquer outro que você queira adicionar.
Pastas:
Aqui é onde você vai organizar as atividades da sua agência, por exemplo, dentro do ESPAÇO do Marketing, você pode ter uma pasta para atividades relacionadas a Social Media, WebDesign, Tráfego Pago, etc.
Dessa forma, você consegue separar facilmente por atividades / serviços e não precisa se preocupar de ficar tudo misturado. Além disso, essa separação ajuda muito para que você possa personalizar as listas de cada atividade como achar melhor.
Listas:
Agora sim, as listas!
As listas nada mais são do que o local onde você vai adicionar as tarefas de fato. Então vamos continuar no exemplo do Marketing.
Dentro do ESPAÇO de Marketing, você pode ter uma pasta de Social Media, e dentro dessa pasta você pode ter várias listas relacionadas.
Como exemplo, você pode criar uma lista para cada cliente de social media. Então você consegue deixar totalmente separado cada cliente do outro.
Mostrando o ClickUp na prática.
Exemplo de LISTA para criação de conteúdos da Cub.e:
Na Lista você consegue personalizar do seu jeito: atribuir quem é o responsável por aquele conteúdo, atribuir quem vai ser o designer responsável, data de publicação, status em que o conteúdo se encontra, nível de prioridade, etc.
Você consegue customizar ao máximo a visualização da Lista para fazer sentido para você e sua equipe. O que facilita demais na organização e gestão dos processos de cada um.
Como funcionam os status do ClickUp?
Um dos pontos mais importantes para que o ClickUp funcione bem para seu negócio é você ter muito bem desenhado quais são os processos das suas atividades.
Se você já usou o Trello, deve estar familiarizado com aquela ideia de KanBan.
No ClickUp é a mesma coisa porém em forma de lista. (É possível fazer em forma de colunas também, aí fica igualzinho o Trello!)
Mas para que essa organização funcione, você precisa mapear quais são as etapas-chave das suas atividades. Vamos pegar de exemplo o processo para criação de conteúdo.
Nosso processo é o seguinte:
Backlog ➝ Fazendo ➝ Revisão ➝ Editando ➝ Alteração (caso precise) ➝ Feito ➝ Agendado.
Caso você não tenha seus processos mapeados, eu indico que você faça isso antes de qualquer outra coisa. Mapear seus processos vai facilitar muito seu trabalho e de seus colaboradores, além de ser um ótimo facilitador quando uma pessoa nova entrar na equipe.
Depois dos processos mapeados, você pode listar no ClickUp seus “Status” ao nível de Lista! O que é muito bom pois os processos de criação de conteúdo são diferentes do processo de planejamento.
E dessa forma nós conseguimos manter os dois rodando sem um afetar o outro.
Encerramento
Então isso é um resuminho de tudo que aprendemos ultimamente usando o ClickUp como nossa principal ferramenta de gestão.
Tem como ir muito além em questão de automações, vínculos e dashboards… mas isso é um papo para outro dia 😉
Espero que esse material tenha te ajudado a dar um passo na direção da organização dos seus processos e agência.
E caso você esteja se perguntando, o título não é nem um pouco clickbait. Se você já passou por problemas por causa da desorganização, sabe como é importante manter tudo no lugar.
Espero que você tenha gostado desse material, se quiser uma mãozinha ainda maior, temos vários outros artigos e materiais gratuitos disponíveis para você baixar.
Divirta-se na jornada e beba água.
Abraços, Victor.
